Maak Data Magisch

Bij veel organisaties is er een besef dat (master) data belangrijk is. Echter, wat er dan precies zou moeten gebeuren en wat je met master data kan bereiken is nog niet zo helder.

Door: Lotte van Lith

 

Een eerste voorwaarde is dat iedereen dezelfde ‘taal’ spreekt. Het formuleren van definities voor de verschillende begrippen draagt hiertoe bij. Verstaat iedereen hetzelfde onder een prospect of een lead? Worden de statussen van producten door iedereen op dezelfde manier gehanteerd?

Behalve dezelfde ‘taal’ zijn ook de afspraken rond de data belangrijk. Wie moet bepaalde data aanleveren? Wie voert de data in en waar? Hoe en wanneer wordt de data ingevoerd? Is er controle op de data en zo ja, wanneer? Wat is de minimale data die nodig is voor een bepaald proces? Hoe gaan we om met uitzonderingen?

 

Voorbeelden van wat er kan gebeuren als er geen goede master data structuur is:

  • Collega’s die met elkaar in een verhit gesprek verwikkeld zijn om er ten slotte achter te komen dat ze het over hetzelfde hebben maar beiden een andere definitie gebruiken.
  • Een chauffeur die naar een verkeerd adres is gereden om te lossen (midden in een woonwijk in plaats van het industrieterrein).
  • Verpakkingen die niet blijken te passen omdat de maten waren omgedraaid.
  • Verschillende rapportages als je aan twee personen vraagt om eenzelfde rapportage te draaien.
  • Facturen die dubbel worden betaald omdat de naam van de crediteur in het systeem niet overeenkomt met die op de factuur.
  • Debiteuren en crediteuren die meer dan één keer in het systeem voorkomen.
  • Gegevens die in het systeem ontbreken maar bij verschillende personen zijn terug te vinden in een ‘Excelletje’ op hun bureaublad of in een persoonlijke folder (en ook in die Excels zitten verschillen).

Wat ik ook vaak hoor is dat het structureren van de data leidt tot een stugge organisatie waarin uitzonderingen en flexibiliteit niet meer mogelijk zijn.

Juist doordat duidelijk is wanneer er sprake is van een uitzondering en welke stappen worden overgeslagen om een bepaald doel te bereiken is het bekend wie geïnformeerd moeten worden en wat er (achteraf) nog moet gebeuren. De organisatie wordt daarmee flexibeler. Afdelingen weten tevens van elkaar welke gegevens waarvoor nodig zijn en kunnen daar rekening mee houden en elkaar hierin ondersteunen.

 

Master Data Management is niet eenvoudig.

Master Data Management is niet eenvoudig, maar moet ook zeker niet ingewikkelder worden gemaakt dan nodig. Door de processen, werkinstructies en afwegingen te documenteren kan iedereen inzien wat de bedoeling is. Nieuwe werknemers kunnen makkelijker wegwijs worden gemaakt en het is eenvoudiger om te controleren of ook wettelijke vereisten zijn meegenomen. Zeker met het oog op de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die in mei 2018 in werking treedt.

Valt een organisatie onder de AVG, dan is een onderdeel daarvan dat aangetoond moet kunnen worden welke persoonlijke gegevens er zijn, waar die zijn opgeslagen en hoe ermee wordt omgegaan. Vervolgens moet de organisatie dan de organisatorische en technische maatregelen laten zie die het heeft genomen om aan de vereisten te voldoen.

Kortom, goed Master Data Management zorgt voor inzicht, betrouwbaarheid van rapportages en analyses, flexibiliteit en efficiëntie in procedures en duidelijkheid met betrekking tot verantwoordelijkheden en wetgeving.

Maak Data Magisch!